SURAT PRIBADI dan SURAT DINAS 7

Mata Pelajaran: Bahasa Indonesia

Kelas : 7 (tujuh) A- D

Guru Pengampu: Lilik Isminingsih

Waktu Pembelajaran : 7 s.d. 14 Maret 2023

KD.3.13 Mengidentifikasi informasi surat Dinas dan Surat Pribadi baik dibaca maupun. didengar.

Pengertian Surat Resmi/Dinas

Apa yang dimaksud dengan surat resmi (official letter)? Pengertian Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk keperluan.

Fungsi Surat Resmi/Dinas

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, 
• Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
• Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

Ciri-Ciri Surat Resmi/Dinas

• Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
• Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
• Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
• Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
• Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
• Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Struktur Surat Resmi/Dinas

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari:

• Logo instansi/ lembaga
• Nama instansi/ lembaga
• Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10. Nama Terang/ nama jelas yang bersangkutan.

11. Nama Jabatan

12.Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain

Contoh Surat Resmi hal Kedinasan.